Lập kế hoạch và quản lý dự án hiệu quả với Biểu đồ Gantt

Lập kế hoạch và quản lý dự án hiệu quả với Biểu đồ Gantt

Biểu đồ Gantt (Gantt chart) hiện nay được dùng phổ biến trong phần mềm quản lý dự án hiện đại nhưMicrosoft Project để chuyển đổi việc thể hiện các dạng tiến độ phức tạp của các dự án.

Vậy Gantt là gì? Ưu nhược điểm của công cụ này là gì? Làm thế nào để sử dụng Gantt hiệu quả?

Biểu đồ Gantt là loại sơ đồ dùng để trình bày các công việc, sự kiện theo thời gian. Biểu đồ Gantt gồm 2 phần chính: trục tung thể hiện tên các công việc và trục hoành thể hiện các mốc thời gian cho những công việc đó. Nhìn vào một biểu đồ Gantt, bạn dễ dàng nắm bắt được các thông tin của từng đầu công việc và của cả dự án.

Chính sự đơn giản và trực quan rõ ràng nên đây là biểu đồ/công cụ được yêu thích trong việc lập kế hoạch và quản lý kế hoạch cho các dự án.

Ưu điểm của biểu đồ Gantt:

• Các trục vạch ra kế hoạch của dự án và mốc thời gian để hoàn thành. Biểu đồ Gantt rất hữu ích trong việc biểu thị những đầu việc được thực hiện và thời gian để thực hiện cũng như hoàn thành nó. Sơ đồ Gantt tạo sự rõ ràng về kế hoạch và timeline dự án.
• Phối hợp hoạt động với các bên liên quan. Trong dự án của bạn sẽ có nhiều người cùng phối hợp hoạt động để hoàn thành tốt nhất dự án. Sơ đồ Gantt cho nhà quản lý có được góc nhìn tổng quát với các bộ phận. Các hoạt động cần thực hiện song song hay chuyển tiếp cho các bộ phận khác.
• Tạo điều kiện cho việc ước tính thời gian phù hợp cho khối lượng công việc. Dù là dự án được thực hiện tập thể hay theo cá nhân thì việc lên kế hoạch về thời gian và nguồn lực để phân bổ các tài nguyên, sắp xếp thời gian hợp lý là rất cần thiết. 
• Sơ đồ Gantt là phương pháp đơn giản hóa dự án. Sơ đồ Gantt là công cụ thích hợp nhất khi bạn cần cung cấp cho đối tác hay nhân viên bản tóm tắt quá trình thực hiện dự án. 

Nhược điểm của Biểu đồ Gantt:

• Sơ đồ Gantt phụ thuộc khá nhiều vào cấu trúc đã được xây dựng trước đó. Trên thực tế nhà quản lý thường phải phân chia cấu trúc công việc đồng thời với việc xây dựng biểu đồ Gantt. Họ phải xây dựng toàn bộ thời gian biểu của dự án khi có sai sót nào đó thì khó có thể tính toán được. 
• Sơ đồ Gantt phù hợp với những dự án nhỏ và đơn giản. Khi các biểu thị vượt quá phạm vi 1 trang, sơ đồ Gantt cũng bắt đầu bị mất đi chức năng vì người quản lý rất khó để quan sát tổng thể dự án. Đồng thời, khi sử dụng sơ đồ Gantt với đặc thù là phải thường xuyên cập nhật nên làm mất khá nhiều thời gian của nhà quản lý. Sơ đồ Gantt bị hạn chế với những dự án phức tạp. Ví dụ: với những nhiệm vụ chính cần thêm nhiều nhiệm vụ nhỏ kèm theo mới có thể hoàn thành thì yếu tố này lại vượt xa khả năng của Gantt chart.
• Biểu đồ Gantt không thể làm tốt việc xử lý những ràng buộc thuộc về dự án. Hạn chế này xuất phát từ trọng tâm của biểu đồ Gantt chính là thời gian. Ba ràng buộc cơ bản của một dự án chính là chi phí, thời gian và phạm vi. Trong khi đó các nhân tố về chi phí và phạm vi thực hiện dự án lại không thể biểu thị được trên sơ đồ Gantt. Nếu như sơ đồ Gantt có quá nhiều công việc đan xen thì khó có thể xác định được đâu là công việc cần được thực hiện trước. 

Ngày nay chúng ta có các Phần mềm hỗ trợ cho việc tạo ra các biểu đổ Gantt nhanh chóng và tiện dụng, đồng thời cũng khắc phục được một số nhược điểm của biểu đổ gantt kể ở trên như Microsoft Project, Primavera...

Để sử dụng hiệu quả biểu đồ Gantt, cũng như sử dụng Microsoft Project để hỗ trợ, bạn nên tìm hiểu:

6 bước để lập và quản lý tiến độ dự án:

• Bước 1: Xác định các công việc cần đưa vào tiến độ
• Bước 2: Lên trình tự cho các công việc 
• Bước 3: Định lượng tài nguyên cần có cho các công việc 
• Bước 4: Tính toán thời gian cần để thực hiện các công việc 
• Bước 5: Xây dựng tiến độ 
• Bước 6: Theo dõi và quản lý tiến độ

10 Bước thực hiện để ứng dụng Microsoft Project vào dự án thực tế

• Bước 1: Thiết lập thông số cho MS Project (Option, Change working time)
• Bước 2: Lập danh sách công việc theo WBS, thời gian thực hiện công việc tương ứng
• Bước 3: Thiết lập thông tin từng công việc và các mối liên hệ giữa các công việc
• Bước 4: Thiết lập danh sách tài nguyên sử dụng cho dự án, gán tài nguyên cho các công việc (phân bổ lại nguồn lực nếu có).
• Bước 5: Xác định đường găng, xem xét sự phân bổ tài nguyên. Hiệu chỉnh tiến độ sao cho phù hợp.
• Bước 6: Lưu tiến độ thành bản kế hoạch dự án (Base line) (In ấn tiến độ kế hoạch)
• Bước 7: Theo dõi và cập nhật tiến độ hoàn thành của dự án theo % hoàn thành thực tế, thời gian hoàn thành, ngày bắt đầu, ngày kết thúc. (Lặp đi lặp lại)
• Bước 8: Định kỳ đánh giá dự án, so sánh tình trạng dự án hiện tại với kế hoạch (Base line) đã lưu trước đó. Đề xuất phương án điều chỉnh thời gian thực hiện các công việc còn lại cho phù hợp. (Lặp đi lặp lại)
• Bước 9: Kế hoạch thay đổi nhiều so với hiện tại, ta lấy bản tiến độ sau khi đã điều chỉnh thời gian các công việc còn lại phù hợp lưu lại thành bản kế hoạch mới (base line 1)
• Bước 10: Báo cáo định kỳ. 

Nguồn: damtaicap.net